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BPO One - Base Única
Um único banco de dados
Um cenário desejado pelas empresas é aquele onde a captação de dados para a geração de informação é único.
Todas as informações da empresa ficam sob o domínio e a gerência de seus administradores. O desafio é então reunir e organizar as atribuições e competências de cada função e departamento que uma empresa tem, ligados diretamente ou não à sua atividade, em um único corpo e impactando ao mínimo sua organização atual.
A contabilidade inovadora é participativa
Classificar os documentos para o negócio com aderência à contabilidade não é uma regra cartesiana. A contabilidade como ciência tem seus preceitos e princípios, no entanto, a abrangência da contabilidade também é social. Já não pertence apenas aos contadores o conhecimento e prerrogativa plena de classificar todos os fatos contábeis; esta função pertence a todos os usuários que orbitam a organização gerando informações.
Fatores Gerais
e-GOVERNO
O Brasil possui notória complexidade fiscal composta pela quantidade crescente de normas e reedição das existentes. O contribuinte declara por várias obrigações acessórias eletrônicas nas esferas federais, estaduais e municipais que alcançam os departamentos contábeis, fiscais e de pessoal. São necessários competências e conhecimentos específicos que as empresas em geral não possuem em seu quadro.
MERCADO
A influência da tecnologia nas relações sociais levam as empresas a um ambiente competitivo com certo grau de uniformidade de expectativa de atendimento e comportamento de seus clientes, fornecedores, parceiros e entes fiscalizadores. Permanecer no mercado significa, de certo modo, atender a estas expectativas.
DECISÂO
Estamos em um momento histórico na sociedade onde há a prevalência de duas gerações no mercado, muitas vezes na mesma empresa, ambas com vitalidade e visões e valores diferentes. A empresa precisa de uma estrutura em que informações gerenciais (certo grau de subjetividade) e contábeis (práticas de mercado) coexistam.
COMPLIANCE
Nos âmbitos institucional e corporativo, é o conjunto de disciplinas para fazer cumprir as normas legais e regulamentares, as políticas e as diretrizes estabelecidas para o negócio e para as atividades da instituição ou empresa; bem como evitar, detectar e tratar qualquer desvio ou inconformidade no negócio.
CONDUTA
A tecnologia tem a capacidade de aproximar as interações humanas e virtualizar ambientes. Mas a tecnologia provém o meio, e não o fim. Garantir a entrega de cada etapa operacional e não operacional na empresa depende de organização e compromisso da equipe. Todos devem fazer a sua parte com senso de equipe e visão do todo. Não podemos esperar que todos façam o que deverá ser feito, se não definirmos exatamente o quê o quando deve ser feito.
Provendo o Ambiente
Como prover um ambiente reunindo, de modo organizado, todos estes fatores, atribuições, funções e competências, descaracterizando ao mínimo o quadro de pessoal, estrutura física, tarefas, rotinas e investimentos?
Elementos de Trabalho
Sistema de Gestão
Utilizar um sistema ERP que atenda as rotinas e demandas operacionais e não operacionais da empresa. O sistema deve atender sua atividade no processo de industrialização, comércio ou serviço nos ramos de atacado ou varejo. A empresa deve ter a maturidade para saber que atender o que a empresa precisa não é sinônimo absoluto de atender o que a empresa quer. A aderência deve ser feita de modo honesto e todos os envolvidos, desde o início, devem saber o que é entregue ou não na solução proposta.
Ambiente
O ambiente deve ser virtualizado, seja em nuvem data-center de mercado, ou no servidor da empresa. O acesso à todos deve garantir estabilidade, disponibilidade e segurança.
Comunicação
O meio de comunicação entre parceiros deve promover transparência e suporte prescritivos de tarefas além dos registros de dados. Deve prover a troca de dados e arquivos de modo independente e responsivo, garantindo que cada parte tenha bem identificadas e segregadas suas interações e responsabilidades.
Suporte
Todos dentro de suas funções devem possuir políticas de suporte e tempos de respostas a eventuais intercorrências e erros lógicos ou dúvidas consultivas.
Compromisso
Todos devem ter a ciência que, tanto pela sua inércia ou pelas suas ações, terão consequências. As pessoas devem ter cumplicidade com os objetivos da empresa e do negócio.
